PharmaCo-toimitusprojekti, 2. väliraportti
Ryhmä B2

Demot II, 24. lokakuuta 2003

Jukka Laukkanen
Marko Grönroos
Pyry Liukas
Tommi Mertsalmi

Tästä asiakirjasta

Tämä asiakirja on PHARMACO-järjestelmänsuunnitteluprojektin toimittajaosapuolen väliraportti. Raportti on tarkoitettu toimittajan ja asiakkaan väliseen viestintään, sekä myös toimittajan projekti­ryhmän sisäiseen viestintään.

Marko Grönroos, Jukka Laukkanen, Pyry Liukas, Tommi Mertsalmi, 2003

Versiohistoria:

Vuosi	Versio	Päivämäärä	Huomautuksia
2003	1	20.10.03	Ryhmäpalaverissa käsitelty versio
	2	22.10.03	Asiakkaalle toimitettava versio

Sisällysluettelo

1 Johdanto	4

1.1 Asiakirjan sisältö	4

1.2 Asiakirjan organisaatio	4

2 Asiakas	5

2.1 Nykyinen tietojärjestelmä	5

2.2 Toimintaprosessi	5

2.3 Selvitettävää	7

2.4 Juurimääritelmä	8

2.5 Käsitemalli	10

2.6 Kustannus- ja tehokkuusmittarit	13

3 Toimitusprojekti	14

3.1 Projektiaikataulu	14

4 Yhteenveto	15

Johdanto

Tämä asiakirja on PHARMACO-suunnitteluprojektin toimittajaosapuolen välira­portti. Se on tarkoitettu toimittajan ja asiakkaan väliseen viestintään, sekä myös toi­mittajan sisäiseen viestintään.

Asiakirjan sisältö

Tämä väliraportti käsittelee asiakkaan organisaation ja keskeisen toimintaprosessin korjattua ja tarkennettua kuvausta. Korjaukset ja tarkentaminen on tehty ensimmäisessä asiakastapaamisessa saatujen tietojen perusteella.

Organisaation ja toimintaprosessin mallinnuksesta pyritään tässä väliraportissa saamaan aikaan ensimmäinen lopullista tarkkuustasoa vastaava kattava luonnos, josta seuraavan asiakastapaamisen perusteella muotoillaan lopullinen versio.

Asiakirjan organisaatio

Luku 1: Johdanto	Yleistä väliraportin sisällöstä.
Luku 2: Asiakas	Analyysiä asiakasyrityksen organisaatiosta ja toimintaprosessista.
Luku 3: Toimitusprojekti	Tietoa toimitusprojektin organisaatiosta ja aikatauluista.
Luku 4: Yhteenveto	

Asiakas

Tämä luku sisältää analyysimme asiakasyrityksen organisaatiosta ja toimintaprosessista, sekä tietoa nykyisestä tietojärjestelmästä.

Nykyinen tietojärjestelmä

Asiakkaan nykyinen omaverkko on yksinkertainen omaverkko, jonka tietosisällön hallintaan ei käytetä sisällönhallintajärjestelmää. Ylläpito tapahtuu teknisen henkilöstön toimesta.

Toimintaprosessi

Alla oleva kuvan 1 rikaskuva kuvaa tietojärjestelmän kehityksen painotusta.

Kuva 1: Rikaskuva yrityksen toimintaprosessista ja sen rajauksesta kehitysprojektissa.

Pois rajattavat osuudet on esitetty kaaviossa himmennettynä. Asiakas on katsonut kehitettävän tietojärjestelmän painottamisen erityisesti tutkimusryhmien väliseen viestintään tärkeimmäksi. Tuotantoa tietojärjestelmä ei näillä näkymin tulisi koskemaan lainkaan.

Lainsäädännöt ja lääkelaitokset Toimittaja suosittelee lainsäädäntöjen ja lääkelaitosten ottamista huomioon tietojärjestelmän kehityksessä, koska ne vaikuttavat tutkimusryhmien toimintaan ja erityisesti uusien lääkeaineiden markkinoille viemiseen hyvin voimakkaasti. Paikallinen lainsäädäntö voi esimerkiksi kieltää tietynlaisen tutkimuksen, jolloin tutkimusryhmien on oltava ajan tasalla tutkimustaan koskevissa lakiasioissa jo tutkimusten suunnitteluvaiheessa. Lakiosastot voivat koostaa ja jalostaa tätä koskevaa informaatiota tutkimusryhmien käyttöön.

Eläinkokeiden ja ihmisillä tehtävien kliinisten tutkimusten lupahakemusten sekä myyntilupahakemusten toimittaminen kansallisille lääkelaitoksille on keskeinen osa lääkekehitysprosessin informaatiokulkua ja virheet hakemuksissa saattavat hidastaa lääkkeiden markkinoille tuloa. Hakemuskäytännöt vaihtelevat maasta toiseen suuresti. Jos tutkimusaineistot ja -tulokset ovat järjestelmässä tutkimustoimintaa varten, voitaisiin niitä ehkä käyttää hyödyksi myös hakemusten koostamisessa ja oikeellisuuden varmistamisessa. Lääkelaitokset saattavat myös haluta valvoa kehitysprosessin eri osia, jolloin niille olisi annettava nopea pääsy tarvittavaan tietoon.

Nämä annetaan ehdotuksina ja asiakas voi päättää otetaanko ne tietojärjestelmään mukaan nyt. Muuten ne annetaan ehdotuksena mahdollisista tulevista laajennuksista.

Tuotanto Tuotanto on nyt rajattu kehitettävän tietojärjestelmän ulkopuolelle. Tätä voi kannattaa kuitenkin vielä harkita, sillä tuotanto on osa kehitysprosessia ja vuorovaikutteinen tiedon siirtyminen tutkimusryhmien ja tuotannon välillä saattaisi nopeuttaa kehityssykliä. Tämä riippuu kuitenkin muun muassa siitä, tarvitsevatko tutkimusryhmät tuotannon palveluita, jolloin tilausten seuranta voisi olla oleellista, vai ovatko ne riippumattomia tuotannosta. Toisaalta tuotantoon tarvitaan tuotantoprosessien määrittelyä, jossa tietojärjestelmä saattaisi auttaa. Kenties tietojärjestelmää voidaan myöhemmin, tämän projektin ulkopuolella, laajentaa kattamaan myös tämä alue.

Henkilöstöhallinto Olisi oleellista, että yrityksestä kyettäisiin löytämään spesialisteja, joiden asiantuntemus on erityisen suurta ja jotka kykenevät hallitsemaan lääkekehityksen kokonaisuutta siten, että he kykenisivät ohjaamaan eri kehitysprojektien työtä. Näiden spesialistien löytäminen ja heidän resurssiensa ohjaaminen kuuluu henkilöstöhallinnon tehtäviin.

Tutkimustoiminnan tarkennettu toimintaprosessi

Pohjautuen tietojärjestelmän keskittymiseen erityisesti tuotekehityksen tarpeisiin, esitämme alla kuvassa 2 tarkennetun rikaskuvan tuotekehityksestä.

Kuva 2: Tutkimusryhmien toimintaprosessiin keskittyvä tarkennettu rikaskuva.

Tutkimusryhmät koostuvat projektin hallinnosta, tutkijoista ja teknisestä tuesta. Tekninen tuki on otettu mukaan nykyisen tietojärjestelmän vuoksi, koska tutkimusryhmien väliseen tiedon välitykseen omaverkon kautta tarvitaan nykyisin teknistä henkilöstöä.

Prosessissa tunnistettuja ongelmatekijöitä ovat seuraavat. Tutkimusryhmien välinen viestintä kangertelee, mikä synnyttää päällekkäisyyksiä. Henkilöstöhallinto haluaisi löytää tutkijoiden joukosta spesialistikykyjä, mutta ajantasaista tietoa osaamisesta ei ole saatavilla. Spesialistit haluaisivat saada mahdollisimman hyvän kuvan ryhmien toiminnasta, mutta tietoa on vaikea saada, osittain koska tutkijat eivät halua luovuttaa puolivalmista tietoa. Kehitysprojektien toimintaan vaikuttavat lisäksi paikalliset lait, joiden kehityksen tuntemattomuus saattaa johtaa vakaviin ongelmiin.

Eri henkilöryhmien rooleja tarkastellaan alla tarkemmin juurimäärittelyn avulla.

Selvitettävää

Onko jo tällä hetkellä spesialisteja, jotka ohjaavat eri ryhmien toimintaa?

Antavatko he jo tällä hetkellä tietoa yrityksen johdolle?

Mikä on projektien rakenne?

Miten ne perustetaan?

Milloin ne päättyvät?

Juurimääritelmä

Alla kunkin toimintaprosessin oleellisen tekijän juurimääritelmä, perustuen CATWOE-analyysiin.

SPESIALISTI
(C) Asiakas	Tutkimusryhmä
(A) Toimija	Minä itse
(T) Muunnos	Tutkimuksen edistäminen ohjaamalla
(W) Maailmankuva	Mahdollisimman hyvien lääkkeiden kehittäminen
(O) Omistaja	Tutkimusryhmän johto
(E) Ympäristö	Tutkimusryhmissä

Autan omaa tutkimusryhmääni lääkkeiden kehittämisessä, sekä annan tietoa johdolle siitä miten tutkimus edistyy.

TUTKIJA
(C) Asiakas	Tutkimusryhmä
(A) Toimija	Minä itse
(T) Muunnos	Tutkimuksen edistäminen
(W) Maailmankuva	Mahdollisimman hyvän lääkkeen kehittäminen
(O) Omistaja	Tutkimusryhmän johto
(E) Ympäristö	Tutkimusryhmä

Teen tutkimustyötä omassa tutkimusryhmässäni, jonka tehtävänä on kehittää tuottavia ja turvallisia lääkkeitä PharmaColle mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti. Tarvitsen työssäni teknistä henkilökuntaa. Työhöni vaikuttavat paikalliset lait. Ryhmämme spesialistit ohjaavat työtäni ja vastaan työstäni ryhmäni johtajalle.

TUTKIMUSRYHMÄN JOHTO
(C) Asiakas	Tutkimusryhmä
(A) Toimija	Minä itse
(T) Muunnos	Tutkimusprojektin hallinta
(W) Maailmankuva	Tutkimusprojektin onnistuminen nopeasti ja tehokkaasti
(O) Omistaja	Ylin johto
(E) Ympäristö	Tutkimusryhmä

Hallitsemani tutkimusryhmän tarkoituksena on tehdä tuottavaa lääkekehitystä mahdollisimman hyvin ja tehokkaasti tukevaa tutkimusta. Tehtävänäni on valvoa, että tutkimusryhmä noudattaa paikallisia lakeja.

YLEMPI JOHTO
(C) Asiakas	Koko yritys
(A) Toimija	Minä itse
(T) Muunnos	Projektien hallinta
(W) Maailmankuva	Tuoton maksimointi
(O) Omistaja	Rahoittajat
(E) Ympäristö	Yritys

Yritän ohjata tutkimusryhmien resursseja tuoton kannalta mahdollisimman lupaaviin projekteihin. Tarvitsen siksi selkeän kuvan ryhmien toiminnasta ja projekteihin liittyvistä ongelmista, jotta voisin nähdä resurssitarpeet, nopeuttaa tärkeiden projektien aikatauluja, lopettaa epävarmat projektit ja välttää päällekkäisyyksiä.

KANSALLISET LÄÄKELAITOKSET
(C) Asiakas	Lääkkeiden käyttäjät
(A) Toimija	Me
(T) Muunnos	Lääkkeiden valvominen
(W) Maailmankuva	Turvallisia lääkkeitä markkinoille
(O) Omistaja	Valtio
(E) Ympäristö	Valtio

Valtio on velvoittanut meidät valvomaan tarkasti, että lääkeyritykset tuottavat mahdollisimman turvallisia lääkkeitä niiden käyttäjille.

HENKILÖSTÖOSASTO
(C) Asiakas	Organisaatio
(A) Toimija	Itse
(T) Muunnos	Henkilöstön hallinta
(W) Maailmankuva	Osaajien löytäminen ja hyödyntäminen
(O) Omistaja	Ylempi johto
(E) Ympäristö	Organisaatio

Etsimme osaajia ja pyrimme pitämään ne organisaatiossa. Edistämme koko organisaation toimintaa.

KEHITYSPROJEKTIT (LÄÄKETUTKIMUS)
(C) Asiakas	Yritys
(A) Toimija	Yksi tai useampia tutkimusryhmiä
(T) Muunnos	Uuden lääkeaineen kehittämistä tukeva tutkimus
(W) Maailmankuva	Kehittää PharmaColle uusi, tuottava ja turvallinen lääke
(O) Omistaja	Ylin johto
(E) Ympäristö	Yritys

Yrityksen kehitysprojektien puitteissa tehdään tutkimusta, joka edistää uuden, tuottavan ja turvallisen lääkeaineen kehittämistä mahdollisimman nopeasti. Tutkimusprojektiin osallistuu yksi tai useampi tutkijoista, johdosta ja spesialisteista koostuva tutkimusryhmä.

Käsitemalli

Valitsimme käsitemallin pohjaksi kehitysprojektien juurimääritelmän.

Käsitemallin ylin taso on esitetty alla kuvassa 3. Ylimmän tason kutakin osaa on tarkennettu edelleen kuvissa 4, 5 ja 6.

Kuva 3: Korkeimman tason käsitemalli lääketutkimuksesta

Kuva 4: 2. tason käsitemalli

Kuva 5: 2. tason käsitemalli

Kuva 6: 2. tason käsitemalli

Kustannus- ja tehokkuusmittarit

Mittarit

Tuotekehitysprojektien läpimenoajan nopeutuminen

Tutkijoiden tyytyväisyys

Tuottavuus ja kustannustehokkuus

Mittareiden käyttö

Työvaiheiden ja kokonaisprojektien ajallinen mittaaminen

Palaute

Kannattavuuslaskelmat

Toimitusprojekti

Toimitusprojekti

Alla oleva täsmentää 1.väliraportissa esitettyjä toimitusprojektiin liittyviä seikkoja.

Projektiaikataulu

Toimitusprojektin aikataulu aika-arvioineen on esitetty 1. väliraportissa (myös alla).

Päävaihe	Tapahtuma	Päivämäärä	Aika-arvio
P-mallin kehitys	1. väliraportti 15. lokakuuta 2003 45h I asiakaskokous 17. lokakuuta 2003 2. väliraportti 22. lokakuuta 2003 45h II asiakaskokous 24. lokakuuta 2003
IO-mallin kehitys	Projektikokous 31. lokakuuta 2003 3. väliraportti 5. marraskuuta 2003 45h III asiakaskokous 7. marraskuuta 2003
CO-mallin kehitys	4. väliraportti 12. marraskuuta 2003 45h IV asiakaskokous 14. marraskuuta 2003 5. väliraportti 19. marraskuuta 2003 45h V asiakaskokous 21. marraskuuta 2003
Loppuraportti	27. marraskuuta 2003	45h
	Yhteensä	270h

Tuntimäärät ovat projektiryhmän kokonaistuntimääriä. Ne on laskettu aina kutakin raporttia kohden.

Mahdolliset muutokset projektiaikataulussa

On mahdollista, että tärkeäksi koettua P-mallin kehitystä jatketaan vielä kahdella viikolla siten, että lopullinen versio toimitettaisiin 3. väliraportissa ja päätettäisiin siten III asiakastapaamisessa. IO-malli siirtyisi tällöin viikolla eteenpäin ja CO-mallia kutistettaisiin viikolla.

Yhteenveto

Toimittaja on ensimmäisen asiakastapaamisen perusteella tarkentanut aiemmin muodostettua hah­motelmaa asiakkaan organisaatiosta ja toimintaprosessista ja esittänyt tässä väliraportissa ensimmäisen niiden koko kokonaisuutta koskevan analyysinsä, mukaan lukien juurimäärittelyt ja käsitemallinnuksen.

Rakennettua mallia tullaan korjaamaan ja tarkentamaan seuraavan asiakasta­paamisen 24. lokakuuta perusteella. Sen jälkeen siirrytään tietojärjestelmän rakenteiseen suunnitteluun.

PharmaCo-toimitusprojekti, 2. väliraportti

Yhteenveto

Toimitusprojekti

Sivu 12/15

PharmaCo-toimitusprojekti, 2. väliraportti

Marko Grönroos

2003-05-24T04:33:50

Marko Grönroos