PharmaCo-toimitusprojekti, korjattu 2. väliraportti
Ryhmä B2

Demot III, 31. lokakuuta 2003

Jukka Laukkanen
Marko Grönroos
Pyry Liukas
Tommi Mertsalmi

Tästä asiakirjasta

Tämä asiakirja on PHARMACO-järjestelmänsuunnitteluprojektin toimittajaosapuolen väliraportti. Raportti on tarkoitettu toimittajan ja asiakkaan väliseen viestintään, sekä myös toimittajan projekti­ryhmän sisäiseen viestintään.

Marko Grönroos, Jukka Laukkanen, Pyry Liukas, Tommi Mertsalmi, 2003

Versiohistoria:

Vuosi	Versio	Päivämäärä	Huomautuksia
2003	1	29.10.03	Asiakkaalle toimitettava versio
	2	31.10.03	Korjattu nimi "3. väliraportista" korjatuksi 2. väliraportiksi. Samalla palautettu muut juurimääritelmät, jotka alkuperäisestä korjatusta väliraportista jäivät puuttumaan.

Sisällysluettelo

1 Johdanto	4

1.1 Asiakirjan sisältö	4

1.2 Asiakirjan organisaatio	4

2 Asiakas	5

2.1 Yleinen toimintaprosessi	5

2.2 Tutkimusryhmien toimintaprosessi	6

2.3 Juurimääritelmä	8

2.4 Käsitemalli	8

2.5 Kustannus- ja tehokkuusmittarit	11

3 Toimitusprojekti	12

3.1 Projektiaikataulu	12

4 Yhteenveto	13

Johdanto

Tämä asiakirja on PHARMACO-suunnitteluprojektin toimittajaosapuolen välira­portti. Se on tarkoitettu toimittajan ja asiakkaan väliseen viestintään, sekä myös toi­mittajan sisäiseen viestintään.

Asiakirjan sisältö

Tämä väliraportti käsittelee asiakkaan organisaation ja keskeisen toimintaprosessin korjattua kuvausta. Korjaukset on tehty toisessa asiakastapaamisessa saatujen tietojen perusteella.

Tässä raportissa on selkeyttämisen vuoksi karsittu 2. väliraporttiin verrattuna joitain kohtia, kuten ylimääräiset juurimääritelmät.

Organisaation ja toimintaprosessin mallinnuksesta pyritään tässä väliraportissa saamaan aikaan lopullinen versio, jonka pohjalta voidaan lähteä rakenteiseen suunnitteluvaiheeseen.

Asiakirjan organisaatio

Luku 1: Johdanto	Yleistä väliraportin sisällöstä.
Luku 2: Asiakas	Analyysiä asiakasyrityksen organisaatiosta ja toimintaprosessista.
Luku 3: Toimitusprojekti	Tietoa toimitusprojektin organisaatiosta ja aikatauluista.
Luku 4: Yhteenveto	

Asiakas

Tämä luku sisältää analyysiämme asiakasyrityksen organisaatiosta ja toimintaprosessista, sekä tietoa nykyisestä tietojärjestelmästä.

Mukana on vain kehitysprojektin tämän vaiheen kannalta relevantein tieto, sekä ne osat, joita on korjattu tai tarkennettu edellisestä väliraportista.

Yleinen toimintaprosessi

Kuvan 1 rikaskuva kuvaa asiakasyrityksen toimintaa sen keskeisimmän toimintaprosessin eli lääkekehityksen osalta, sekä asiakkaan toivomaa tietojärjestelmän kehityksen rajausta ja painotusta. Tuotanto ja suurin osa hallintoa on nyt rajattu kokonaan pois ja tietojärjestelmän kehityksen fokusta on painotettu tutkimusryhmien tarpeiden suuntaan, jättäen kliiniset tutkimukset, hakemukset ja vuorovaikutus lääkelaitosten ja lakien kanssa hieman vähemmälle huomiolle.

Kuva 1: Rikaskuva yrityksen toimintaprosessista ja sen rajauksesta kehitysprojektissa.
Pois rajatut osuudet on esitetty kaaviossa himmennettynä.

Lääkeaineiden kehitystyö tapahtuu tutkimus- ja tuotekehitystoimintaa harjoittavien tutkimusryhmien toimesta, joita on monissa eri maissa. Kehitystyöstä syntyy lääkeaineita (tai tarkemmin ottaen niiden ominaisuuksien ja tuotantoprosessien kuvauksia), joita tuotetaan kehitysvaiheessa kliinisiä tutkimuksia varten ja myöhemmin myyntiin. Kliiniset tutkimukset kattavat tässä kaaviossa sekä eläinkokeet että ihmisillä tehtävät kokeet.

Eri maiden lääkelaitoksilla on tärkeä rooli tuotekehitysprosessissa. Ne eivät kuitenkaan ole suoraan merkittävässä yhteydessä tutkimus- ja tuotekehitysryhmiin, vaan niitä kiinnostavat lähinnä kliinisten kokeiden järjestelyt ja tulokset. Niille tehtävissä hakemuksissa kuitenkin käytetään tutkimusryhmien tuottamaa tietoa.

Tuotekehitystoimintaa ohjataan pääkonttoriin keskittyneen ylimmän hallinnon toimesta. Tuotekehityksen kannalta tärkein hallinnollinen osasto on lakiosasto, joka jalostaa tutkimusta ja lääkeaineita koskevaa paikallista lakitietämystä tutkimusryhmien käyttöön, etsii tutkimustoiminnasta lainopillisia ongelmakohtia ja selvittää niitä.

Ongelmatekijät

Tutkimusryhmien välinen viestintä ei toimi tehokkaasti, mikä johtaa päällekkäisyyksiin. (Tästä tarkemmin alla.)

Lait voivat olla ristiriidassa tutkimustoiminnan tai kliinisten kokeiden kanssa, mutta tätä koskeva tieto ei välity tehokkaasti.

Lääkelaitoksille tehtävien hakemusten laadussa voi olla ongelmia; tietoja saattaa puuttua tai ne voivat olla virheellisiä ja joitain paikallisten lääkelaitosten vaatimia asioita ei välttämättä ole otettu kliinisissä kokeissa huomioon. Nämä laatuongelmat voivat johtaa myyntilupien viivästymiseen.

Tutkimusryhmien toimintaprosessi

Kuva 2 esittää rikaskuvan tuotekehityksestä.

Kuva 2: Tarkennettu rikaskuva tutkimusryhmien toimintaprosessista.

Tutkimusryhmät koostuvat projektin hallinnosta, tutkijoista ja teknisestä tuesta. Tutkijat tekevät varsinaista tutkimustyötä kehitysprojektien parissa. Osa heistä on spesialisteja, erityisen arvokkaita erityisasiantuntijoita, joilla on hallussaan tärkeää tietämystä ja joilla on usein takana pitkä historia yrityksessä. Tekninen tuki on otettu mukaan nykyisen tietojärjestelmän vuoksi, koska tutkimusryhmien väliseen tiedon välitykseen omaverkon kautta tarvitaan nykyisin teknistä henkilöstöä. Tutkimusryhmä toimii projektin hallinnon ohjaamana.

Ylempi johto ohjaa tutkimusryhmien toimintaa korkeammalla tasolla, ohjaten ryhmien resursseja lupaaviin kehitysprojekteihin. Relevantin lakitietämyksen jalostaminen kehitysryhmien käyttöön ja ryhmien toiminnan seuraaminen lain kannalta kuuluu yrityksen lakiosaston velvollisuuksiin.

Ongelmatekijät

Prosessissa tunnistettuja ongelmatekijöitä ovat seuraavat.

Tutkimusryhmien välinen viestintä kangertelee, mikä synnyttää päällekkäisyyksiä.

Spesialistit haluaisivat avustaa muidenkin tutkimusryhmien toiminnassa, mutta heidän on vaikea saada tietoa, osittain koska muiden ryhmien tutkijat eivät halua luovuttaa puolivalmista tietoa.

Samasta syystä ylempi johto ei saa ajantasaista tietoa ryhmien toiminnasta.

Samoin lakiosasto ei saa riittävää tietoa ryhmien toiminnasta, eikä myöskään pysty kommunikoimaan ryhmille tehokkaasti.

Juurimääritelmät

Alla kunkin toimintaprosessin oleellisen tekijän juurimääritelmä, perustuen CATWOE-analyysiin.

SPESIALISTI
(C) Asiakas	Tutkimusryhmä
(A) Toimija	Minä itse
(T) Muunnos	Tutkimuksen edistäminen ohjaamalla
(W) Maailmankuva	Mahdollisimman hyvien lääkkeiden kehittäminen
(O) Omistaja	Tutkimusryhmän johto
(E) Ympäristö	Tutkimusryhmissä

Autan omaa tutkimusryhmääni lääkkeiden kehittämisessä, sekä annan tietoa johdolle siitä miten tutkimus edistyy.

TUTKIJA
(C) Asiakas	Tutkimusryhmä
(A) Toimija	Minä itse
(T) Muunnos	Tutkimuksen edistäminen
(W) Maailmankuva	Mahdollisimman hyvän lääkkeen kehittäminen
(O) Omistaja	Tutkimusryhmän johto
(E) Ympäristö	Tutkimusryhmä

Teen tutkimustyötä omassa tutkimusryhmässäni, jonka tehtävänä on kehittää tuottavia ja turvallisia lääkkeitä PharmaColle mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti. Tarvitsen työssäni teknistä henkilökuntaa. Työhöni vaikuttavat paikalliset lait. Ryhmämme spesialistit ohjaavat työtäni ja vastaan työstäni ryhmäni johtajalle.

TUTKIMUSRYHMÄN JOHTO
(C) Asiakas	Tutkimusryhmä
(A) Toimija	Minä itse
(T) Muunnos	Tutkimusprojektin hallinta
(W) Maailmankuva	Tutkimusprojektin onnistuminen nopeasti ja tehokkaasti
(O) Omistaja	Ylin johto
(E) Ympäristö	Tutkimusryhmä

Hallitsemani tutkimusryhmän tarkoituksena on tehdä tuottavaa lääkekehitystä mahdollisimman hyvin ja tehokkaasti tukevaa tutkimusta. Tehtävänäni on valvoa, että tutkimusryhmä noudattaa paikallisia lakeja.

YLEMPI JOHTO
(C) Asiakas	Koko yritys
(A) Toimija	Minä itse
(T) Muunnos	Projektien hallinta
(W) Maailmankuva	Tuoton maksimointi
(O) Omistaja	Rahoittajat
(E) Ympäristö	Yritys

Yritän ohjata tutkimusryhmien resursseja tuoton kannalta mahdollisimman lupaaviin projekteihin. Tarvitsen siksi selkeän kuvan ryhmien toiminnasta ja projekteihin liittyvistä ongelmista, jotta voisin nähdä resurssitarpeet, nopeuttaa tärkeiden projektien aikatauluja, lopettaa epävarmat projektit ja välttää päällekkäisyyksiä.

KANSALLISET LÄÄKELAITOKSET
(C) Asiakas	Lääkkeiden käyttäjät
(A) Toimija	Me
(T) Muunnos	Lääkkeiden valvominen
(W) Maailmankuva	Turvallisia lääkkeitä markkinoille
(O) Omistaja	Valtio
(E) Ympäristö	Valtio

Valtio on velvoittanut meidät valvomaan tarkasti, että lääkeyritykset tuottavat mahdollisimman turvallisia lääkkeitä niiden käyttäjille.

KEHITYSPROJEKTIT (LÄÄKETUTKIMUS)
(C) Asiakas	Yritys
(A) Toimija	Yksi tai useampia tutkimusryhmiä
(T) Muunnos	Uuden lääkeaineen kehittämistä tukeva tutkimus
(W) Maailmankuva	Kehittää PharmaColle uusi, tuottava ja turvallinen lääke
(O) Omistaja	Ylin johto
(E) Ympäristö	Yritys

Yrityksen kehitysprojektien puitteissa tehdään tutkimusta, joka edistää uuden, tuottavan ja turvallisen lääkeaineen kehittämistä mahdollisimman nopeasti. Tutkimusprojektiin osallistuu yksi tai useampi tutkijoista, johdosta ja spesialisteista koostuva tutkimusryhmä.

Tämä viimeinen juurimääritelmä havaittiin yrityksen kehitystoiminnan kannalta keskeisimmäksi ja valittiin käsitemallien laadinnan pohjaksi.

Käsitemalli

Käsitemallin ylin taso on esitetty alla kuvassa 3. Ylimmän tason kutakin osaa on tarkennettu edelleen kuvissa 4, 5 ja 6.

Kuva 3: Korkeimman tason käsitemalli lääketutkimuksesta.

Kuva 4: 2. tason käsitemalli tutkimusryhmän perustamisesta.

Kuva 5: 2. tason käsitemalli tutkimustoiminnasta.

Kuva 6: 2. tason käsitemalli kliinisistä testeistä.

Kustannus- ja tehokkuusmittarit

Mittarit

Myyntihakemusten läpimenoajan nopeutuminen

Päällekkäisyyksien väheneminen

Tutkimusryhmien työmäärän väheneminen

Päällekkäisyyksien parempi havainnointi

Informaatiokulun parantaminen

Ryhmän jäsenten välillä

Tutkimusryhmien välillä

Informaation lisääntyminen ylimmälle johdolle

Kustannustehokkuus

Tutkimusryhmien kustannusten väheneminen

Lääkekehityksen kokonaiskustannusten väheneminen

Mittareiden käyttö

Työvaiheiden ja kokonaisprojektien ajallinen mittaaminen

Kannattavuuslaskelmat

Toimitusprojekti

Toimitusprojekti

Alla oleva täsmentää 1.väliraportissa esitettyjä toimitusprojektiin liittyviä seikkoja.

Projektiaikataulu

Muutoksia

P-tason malli ei valmistunut 2. väliraportissa, joten IO-mallin kehitykseen päästään vasta 3. väliraportin julkistamisen ja projektikokouksen 31. lokakuuta jälkeen.

Korjattu aikataulu

Toimitusprojektin aikataulu aika-arvioineen on esitetty 1. väliraportissa (myös alla).

Päävaihe	Tapahtuma	Päivämäärä	Aika-arvio	Toteutuma
P-mallin kehitys	1. väliraportti 15. lokakuuta 2003 45h 73 I asiakaskokous 17. lokakuuta 2003 2. väliraportti 22. lokakuuta 2003 45h 36 II asiakaskokous 24. lokakuuta 2003
IO-mallin kehitys	3. väliraportti 29. lokakuuta 2003 45h (yht. 135) 22 (yht. 131) Projektikokous 31. lokakuuta 2003 III asiakaskokous 7. marraskuuta 2003
CO-mallin kehitys	4. väliraportti 12. marraskuuta 2003 45h IV asiakaskokous 14. marraskuuta 2003 5. väliraportti 19. marraskuuta 2003 45h V asiakaskokous 21. marraskuuta 2003
Loppuraportti	27. marraskuuta 2003	45h	
	Yhteensä	270h	

Tuntimäärät ovat projektiryhmän kokonaistuntimääriä. Mukana on asiakastapaamisten (1h/viikko/henkilö) ja sisäisten projektikokousten (n. 1-4h / viikko / henkilö) tunnit.

1. väliraportin kehitykseen meni odotettua enemmän tunteja, koska siinä on itse asiassa noin 3:n edeltävän viikon tunnit, kun muita väliraportteja kohden on vain yhden tai kahden viikon tunnit.

Yhteenveto

Toimittaja on luonut kahden ensimmäisen asiakastapaamisen perusteella kokonaiskuvan asiakkaan organisaatiosta ja keskeisestä toimintaprosessista, sekä tehnyt kehitettävän tietojärjestelmän rajauksen.

Seuraavaksi siirrytään tietojärjestelmän rakenteiseen suunnitteluun.

PharmaCo-toimitusprojekti, korjattu 2. väliraportti

Yhteenveto

Toimitusprojekti

Sivu 5/15

PharmaCo-toimitusprojekti, korjattu 2. väliraportti

Marko Grönroos

2003-05-24T04:33:50

Marko Grönroos