PharmaCo-toimitusprojekti, 5. väliraportti
Ryhmä B2

Demot V, 21. marraskuuta 2003

Jukka Laukkanen
Marko Grönroos
Pyry Liukas
Tommi Mertsalmi

Tästä asiakirjasta

Tämä asiakirja on PHARMACO-järjestelmänsuunnitteluprojektin toimittajaosapuolen väliraportti. Raportti on tarkoitettu toimittajan ja asiakkaan väliseen viestintään, sekä myös toimittajan projekti­ryhmän sisäiseen viestintään.

Marko Grönroos, Jukka Laukkanen, Pyry Liukas, Tommi Mertsalmi, 2003

Versiohistoria:

Vuosi	Versio	Päivämäärä	Huomautuksia
2003	1	17.11.03	Sisäinen luonnos
	2	19.11.03	Asiakkaalle toimitettu versio

Tämä asiakirja on tuotettu vapaalla OpenOffice.org-ohjelmistolla.

Sisällysluettelo

1 Johdanto	4

1.1 Asiakirjan sisältö	4

1.2 Asiakirjan organisaatio	4

2 IO-tason korjauksia	5

2.1 Tietovuokaavio	5

2.2 Käyttöliittymän prototyyppi	7

2.3 Arviointikriteerit	7

3 CO-tason suunnittelu	10

3.1 Oliomalli	10

3.2 Tietomalli	11

3.3 Käyttöoikeusmatriisi	13

3.4 Arviointikriteerit	13

4 Toimitusprojekti	16

4.1 Projektiaikataulu	16

5 Yhteenveto	17

Johdanto

Tämä asiakirja on PHARMACO-suunnitteluprojektin toimittajaosapuolen väliraportti. Se on tarkoitettu toimittajan ja asiakkaan väliseen viestintään, sekä myös toimittajan sisäiseen viestintään.

Asiakirjan sisältö

Tässä väliraportissa pyritään esittämään IO-tason analyysiin tehdyt korjaukset:

Tietovuokaavio

Käyttöliittymän prototyyppi

IO-tason mittarit

Tämän jälkeen esitetään CO-tason alustava suunnittelu seuraavilla työvälineillä:

Oliomalli

Tietomalli

Käyttöoikeusmatriisi

CO-tason mittarit

Asiakirjan organisaatio

Luku 1: Johdanto	Yleistä väliraportin sisällöstä.
Luku 2: IO-tason korjauksia	Korjauksia ja täydennyksiä 4. väliraportissa esitettyihin IO-tason kohtiin.
Luku 3: CO-tason suunnittelu	
Luku 4: Toimitusprojekti	Tietoa toimitusprojektin aikataulun toteutumasta.
Luku 5: Yhteenveto	

IO-tason korjauksia

Tietovuokaavio

Kuvassa 1 on esitetty tietojärjestelmän ylimmän tason korjattu tietovuokaavio. Kaavioon on lisätty kohta 8. Ylläpidä tutkimustietoja.

Kuva 1: Ylimmän tason tietovuokaavio.

Projektitietoihin katsotaan kuuluvaksi myös tutkimustulokset; projektin ylläpitoon sisältyy tällöin tutkimustulosten vieminen järjestelmään tutkijoiden toimesta.

Kliinisiä kokeita voidaan tehdä sisäisesti kliinisen tutkimusryhmän ("testaajien") toimesta ja ulkoisesti lääkärien toimesta.

Kohtia 1 ja 2 on tarkennettu alla kuvissa 2 ja 3.

Kuva 2: 2. tason tietovuokaavio, (1) Perusta projekti.

Kuva 3: 2. tason tietovuokaavio, (2.) Ylläpidä projektia.

Käyttöliittymän prototyyppi

Käyttöliittymästä on esitetty karkea prototyyppi kuvassa 4.

Kuva 4: Käyttöliittymän prototyyppi. Arviointikriteerit

Alla on esitetty IO-tason arviointikriteerit, PIOCO-mallin käyttäjien tyytyväisyyden kriteerien hierarkian mukaisesti.

Käytettävyys

Mielekkyys käyttää järjestelmää

Vaste

Käytön nopeus (huom. toimintaa on maailmanlaajuisesti)

Tulkittavuus

Yhdenmukaisuus

Mahdollisuus käyttää omalla kielellä

Informatiivisuus

Asiakirjojen luokittelu

Sisällön reaaliaikaisuus

Asiakirjapohjien saatavuus

Tietojen luotettavuus

Muutoshistorian tallentuminen, helppo saanti ja mahdollisuudet eheyden tarkistamiseen

Tietoturva

Käyttäjätasot (pääkäyttäjä, tutkija, harjoittelija, jne.)

Tiedon omistajuus (tietyt käyttäjät pääsevät tiettyihin tietoihin)

Mukautettavuus

Järjestelmä tulee olla mukautettavissa uusien vaatimuksien mukaan

Alla olevissa taulukoissa on täsmennetty kolmea mittaria.

Taso	Tavoitteen nimi	Prioriteetti	
IO	Mielekkyys käyttää järjestelmää	1 (korkea)	
Tavoitteen kuvaus
Järjestelmän käytön on oltava mielekästä
Alkuehdot
Järjestelmän käytön on oltava niin mielekästä, että tutkijoiden ja spesialistien on mielekästä etsiä muiden ryhmien tuottamia tietoja, eri tahot syöttävät sinne projekti- ja tutkimustietonsa säntillisesti ja lääkärit syöttävät kliinisten kokeiden tulokset säntillisesti.
Arviointi
Tavoitteen arviointia varten kerätään järjestelmän lokeista tilastotietoja kuukauden välein ja arvioidaan seuraavien tekijöiden kehitystä: Käyttäjäkysely, jossa pyydetään arvioimaan järjestelmän käytön mielekkyyttä seuraavin kriteerein: Helppokäyttöisyys Kokemus järjestelmään syötettyjen tietojen tarpeellisuudesta Kokemus järjestelmästä saatavien tietojen tarpeellisuudesta Tehtyjen hakujen määrä Luettujen asiakirjojen lukumäärä ja sanamäärä Järjestelmään syötetyn tekstin määrä asiakirjojen lukumääränä ja sanoina

Taso	Tavoitteen nimi	Prioriteetti	
IO	Asiakirjojen luokittelu	1 (korkea)	
Tavoitteen kuvaus
Asiakirjoja on voitava luokitella monipuolisesti niiden sisällön perusteella
Alkuehdot
Tietojärjestelmän on tarjottava mahdollisuuksia asiakirjojen hierarkkiseen ja epähierarkkiseen luokitteluun.
Arviointi
Tavoitteen arviointia suoritetaan ensin melko nopeasti järjestelmän käyttöönoton jälkeen ja sen jälkeen vuoden välein. Käyttäjien kokemus (kyselyn perusteella) siitä kuinka helpoksi ja joustavaksi he kokevat asiakirjojen luokittelun järjestelmässä kuinka hyvin he kokevat asiakirjojen etsinnän luokittelun perusteella kuinka helppoa luokittelun muuttaminen (transformaatio) on Luokittelujärjestelmän käyttöaste Asiakirjojen vaihtoehtoisten luokittelujen keskimääräinen lukumäärä Arvioinnissa on huomattavaa, että tietojärjestelmän suunnitteluun ei sisälly varsinainen luokittelu, vaan vain tuki luokittelun rakentamiselle.

Taso	Tavoitteen nimi	Prioriteetti	
IO	Kielituki	2 (normaali)	
Tavoitteen kuvaus
Järjestelmän tulee olla käytettävissä paikallisilla kielillä.
Alkuehdot
Järjestelmän tulee täyttää seuraavat monikielisyyden ehdot: Järjestelmän käyttöliittymän tulee olla internationalisoitu siten, se on lokalisoitavissa paikallisille kielille Asiakirjojen kieli pitää voida tallentaa järjestelmään* Samasta asiakirjasta pitää voida olla olemassa useita kieliversioita*
Arviointi
Arviointi tapahtuu seuraamalla käyttöönoton jälkeen, mitä vaikeuksia eri kielisillä käyttäjillä ilmenee. Käyttäjien kokemus siitä, kuinka hyvin järjestelmä palvelee heitä heidän omalla kielellään (silloin kun se todella on tarpeellista) Käyttöliittymien lokalisoinnissa ilmenevien ongelmien määrä Eri kielisten asiakirjojen hallinnassa ilmenevien ongelmien määrä Arvioinnissa tulee kuitenkin arvioida vain järjestelmän itsensä kielitukea; koska järjestelmän ei ole tarkoitus tukea asiakirjojen käännösprosessia (kuten asiakirjakohtaisten käännösten tarpeen määrittelyä), täytyy huomiotta jättää ne ongelmat, jotka aiheutuvat oman kielisten asiakirjaversioiden puutteesta.

*Kannattaa huomata, että asiakirjojen luokittelu niiden kielen perusteella on erikoistapaus asiakirjojen luokittelusta.

CO-tason suunnittelu

Tässä luvussa esitetään CO-tason analyysiin perustuvat mallit kehitettävästä tietojärjestelmästä.

Oliomalli

Tietojärjestelmän oliomalli on esitetty kuvassa 5.

Kuva 5: Oliomalli.

Tietomalli

Käytimme tietojärjestelmän tietomallina ER-mallia. ER-mallin tarkoituksena on hahmottaa kokonaisuuksien välisiä suhteita. Tietojärjestelmän ER-kaavio on esitetty kuvassa 6.

Kuva 6: Tietojärjestelmän ER-kaavio.

Entiteetit ja attribuutit

Ansioluettelo-entiteetti sisältää työntekijöiden osaamisalueita

Työntekijä-entiteetti sisältää työntekijän käyttäjätunnuksen ja salasanan järjestelmään. Lisäksi entiteetti sisältää työntekijän henkilötiedot

Rooli-entiteetti sisältää työntekijän roolitunnukset esim. Lääkäri=1, Tutkija=2, Spesialisti=3, Projektipäällikkö=3, Johtaja=4, Ylläpitäjä=5

Samalla roolitunnukset toimivat käyttäjäoikeuksina järjestelmässä.

Yritys-entiteetti sisältää yrityksen tietoja

Osasto-entiteetti sisältää osaston tietoja

Tutkimusryhmä-entiteetti sisältää tutkimusryhmän tietoja

Projekti-entiteetti sisältää projektin tietoja

Dokumentti-entiteetti sisältää dokumentin tunnuksen, luomispäivämäärän, muutospäivämäärän, kielen, datan, prioriteetin (dokumentin tärkeys). Lisäksi Dokumentti-entiteetti sisältää salainen-attribuutin, josta nähdään onko dokumentti projektille kuuluvaa tietoa tai julkista tietoa.

Tyyppi-entiteetti sisältää dokumentin tyypin tunnukset esim. Lääkeaine=1, Testitulos=2 jne. Tyyppi-entiteetillä tehdään helpommaksi dokumentteihin kohdistuvat kyselyt.

Relaatiot

PharmaCo yrityksellä on monta osastoa. Yhdessä osastossa on kirjoilla monia työntekijöitä. Työntekijällä on yksi rooli (esim. Tutkija, spesialisti, projektipäällikkö, johtaja, lääkäri, ylläpitäjä). Lisäksi työntekijällä voi olla yksi ansioluettelo. Työntekijä voi kuulua moneen tutkimusryhmään.

Projektia johtaa yksi työntekijä (rooli: projektipäällikkö) ja projektiin kuuluu monta tutkimusryhmää. Lisäksi eri projektit voivat käyttää samoja tutkimusryhmiä.

Projekteihin kuuluu monta dokumenttia, josta vastaa/luo työntekijä. Lisäksi dokumentti on tietyn tyyppinen.

Käyttöoikeusmatriisi

Tietojärjestelmän käyttöoikeusmatriisi on esitetty kuvassa 7.

Kuva 7: Käyttöoikeusmatriisi.

Arviointikriteerit

Alla on esitetty CO-tason arviointikriteerit, PIOCO-mallin tehokkuus kriteerien hierarkian mukaisesti.

Järjestelmän tuoma käytännön hyöty organisaatioon.

Toiminnalliset kustannukset

Normaalien toimintojen kustannukset

Käyttäjien tehokkuus järjestelmässä

Järjestelmä vähentää työn määrää

Työn teko nopeutuu

Tekninen tehokkuus ja vakaus

Tiedonsiirron määrät kasvavat

Järjestelmää käytetään aktiivisesti

Järjestelmän resurssit riittävät käytössä

Erikoistilanteiden ilmeneminen

Järjestelmän luotettavuus

Teknisten laitteiden toimivuus ja luotettavuus

Ohjelmistojen toimivuus ja luotettavuus

Järjestelmän palautus ongelmatilanteiden jälkeen.

Järjestelmä on helppo ottaa käyttöön uudelleen ongelmatilanteiden tapahtuessa.

Virheraportoinnin kattavuus

Käyttöönotto kustannukset

Käyttöönoton aikataulun toteutuminen

Kustannukset

Laitteistokustannukset

Ohjelmistokustannukset

Henkilöstön koulutuskustannukset

Implementointikustannukset

Ylläpidon kustannukset

Ylläpidon helppous

Järjestelmän päivitettävyys

Alla olevissa taulukoissa on esitetty kaksi tärkeintä mittaria.

Taso	Tavoitteen nimi	Prioriteetti	
C/O	Tiedonsiirron määrä kasvaa	2 (keskitaso)	
Tavoitteen kuvaus
Järjestelmän tulee lisätä tiedonkulkua ja tiedonsiirtoa eri käyttäjien välillä. Käytännössä voidaan todeta että tiedonsiirron määrä käyttäjien välillä vaikuttaa suoraan siihen, kuinka paljon käyttäjät vastaanottavat informaatiota projektien ja tutkimusten etenemisestä.
Alkuehdot
Järjetelmään kirjataan tietoa projektien etenemisestä sekä tutkimustiedoista jatkuvasti, sekä tietoa julkistetaan myös organisaation sisällä sekä ulkopuolella.
Arviointi
Tavoitteen arviointia suoritetaan käyttöönoton ja riittävän henkilöstö-koulutuksen jälkeen ja sen jälkeen vuoden välein. Tiedonsiirron datamäärät Henkilöstön tietoisuus projektien sisällöstä ja aikatauluista Organisaation sisäisen informatiokulun paraneminen
Johtopäätökset
Mikäli voidaan todeta että järjestelmä on lisännyt henkilöstön tietoisuutta projektien sisällöstä sekä aikatauluista, voidaan todeta että järjestelmä on täyttänyt tämän asetetun kriteerin.

Taso	Tavoitteen nimi	Prioriteetti	
C/O	Järjestelmä vähentää työn määrää	1 (korkea)	
Tavoitteen kuvaus
Järjestelmän tulee vähentää käytännön fyysisen työn määrää ja edesauttaa työskentelyprosessin nopeutumista. Käytännössä järjestelmän tiedon välityksen avulla vältetään ylimääräistä ja päällekkäistä työtä.
Alkuehdot
Järjetelmään kirjataan tietoa projektien etenemisestä sekä tutkimustiedoista jatkuvasti, sekä tietoa julkistetaan myös organisaation sisällä sekä ulkopuolella.
Arviointi
Tavoitteen arviointia suoritetaan käyttöönoton ja riittävän henkilöstö-koulutuksen jälkeen ja sen jälkeen vuoden välein. Löytyneiden päällekkäisten toimintojen lukumäärä Löytyneiden päällekkäisten toimintojen arvioitu tuntimäärä Järjestelmään kirjattujen projektien tuntimäärä Tutkimusprojektien kokonaiskesto
Johtopäätökset
Mikäli voidaan todeta että järjestelmä on vähentänyt kokonais työn määrää organisaatiossa ja edestauttanut toiminnanohjauksen kehittymisessä, voidaan todeta että järjestelmä on täyttänyt tämän asetetun kriteerin.

Toimitusprojekti

Alla oleva täsmentää 1.väliraportissa esitettyjä toimitusprojektiin liittyviä seikkoja.

Projektiaikataulu

Alla projektiaikataulu ja tuntimäärien toteutuma.

Päävaihe	Tapahtuma	Päivämäärä	Aika-arvio	Toteutuma
P-mallin kehitys	1. väliraportti 15.10.03 45h 73 I asiakaskokous 17.10.03 2. väliraportti 22.10.03 45h 36 II asiakaskokous 24.10.03 Korj. 2. väliraportti 29.10.03 - 22 Projektikokous 31.10.03
IO-mallin kehitys	3. väliraportti 05.11.03 45h 17 III asiakaskokous 07.11.03
CO-mallin kehitys	4. väliraportti 12.11.03 45h (yht. 180) 22 (yht. 170) IV asiakaskokous 14.11.03 5. väliraportti 19.11.03 45h (yht. 225) 30 (yht. 200) V asiakaskokous 21.11.03
Loppuraportti	27.11.03	45h	
	Yhteensä	270h	

Tuntimäärät ovat projektiryhmän kokonaistuntimääriä. Mukana on asiakastapaamisten (1h/viikko/henkilö) ja sisäisten projektikokousten (n. 1-4h / viikko / henkilö) tunnit.

Yhteenveto

Toimittaja on esittänyt IO-tason korjauksia ja lisäyksiä koskien tietovuokaavioita, käyttöliittymän prototyyppiä ja IO-tason kriteerejä ja edennyt CO-tason suunnitteluun esittämällä oliomallin, ER-tietomallin, käyttöoikeusmatriisin ja CO-tason kriteerit.

Loppuraportissa esitetään lopullinen korjattu CO-tason suunnittelu yhdessä aikaisempien tasojen lopullisten versioiden kanssa.

PharmaCo-toimitusprojekti, 5. väliraportti

CO-tason suunnittelu

Toimitusprojekti

Sivu 15/17

PharmaCo-toimitusprojekti, 5. väliraportti

Marko Grönroos

2003-05-24T04:33:50

Marko Grönroos